3 leyes a recordar para una mejor gestión del tiempo

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Se dice que la clave del éxito de una persona es el modo en que administra su tiempo. Cuando hablamos de gestionar el tiempo de una manera eficaz, de lo que se trata es de responder a la pregunta de ¿cuál es la mejor manera de usar este minuto? Definir los objetivos, analizar las actividades a realizar y programar el tiempo nos van a ser de mucha utilidad para ello.

El tiempo es un recurso escaso y posiblemente uno de los bienes más preciados. Tiene algunas características propias que le hacen muy diferente a otros recursos. Y es que el tiempo es equitativo, en el sentido de que está repartido por igual: todos tenemos por delante cada día los mismos 1.440 minutos. El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse prestado, a diferencia de otros recursos. Y, por último, el paso del tiempo es inexorable y sin posibilidad ninguna de vuelta atrás. Lo paradójico es que cada uno de nosotros disponemos, mientras vivimos, de todo el tiempo que existe, pero en multitud de ocasiones tenemos la sensación de que no tenemos tiempo suficiente.

Hay 3 Leyes que son de especial aplicación para aprender a gestionar el tiempo de manera más efectiva.

La primera de las leyes es el Principio de Pareto, que nos dice que el 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados.  Vifredo Pareto afirmó que “los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, sólo una minoría”.

La segunda ley que explica la gestión del tiempo es la Ley de Parkinson, que explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían: “todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización”.

Y la tercera ley que aplica cuando nos referimos al tiempo son las 3 Leyes de Murphy. La primera de ellas nos dice que “nada es tan sencillo como parece en un principio”. La segunda nos advierte de que “todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”. Por ello, no resulta eficaz asignar a una tarea un tiempo escaso. Complementando a la Ley de Parkinson, tan ineficaz es asignar un tiempo excesivo como insuficiente. La tercera Ley de Murphy fue la que le hizo famoso y es la que dice que “si algo puede ir mal, irá mal”. Anticiparse a los fallos y tener un plan de contingencia nos ahorrará tiempo en el futuro.

Para tomar conciencia de lo eficaz que resulta la gestión del tiempo, suele ser un buen ejercicio el asignar un valor económico a una hora de nuestro tiempo. Con ello tendremos más claro el coste de oportunidad del tiempo “perdido”. Entendiendo como “tiempo perdido”, el hacer algo que es menos importante que otra cosa que se pudiera hacer en su lugar.

¿Qué son los pensamientos negativos automáticos (ANT)?

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Nuestro cerebro es capaz de procesar unas 500 palabras por minuto mientras que el número medio de palabras pronunciadas por minuto es de 150. Este exceso de capacidad se utiliza en todos nuestros juicios, emociones, conversaciones paralelas, prejuicios, que constituyen ese diálogo interno con nosotros mismos. En ocasiones, estos diálogos internos provocan dudas y temores y acaban generando desconfianza e incluso ansiedad.

Desde la psicología, se han estudiado en profundidad los pensamientos negativos automáticos, conocidos por sus siglas en inglés ANT (automatic negative thoughts), así como las emociones que generan en nosotros. El doctor estadounidense Aaron Temkin Beck los estudió en profundidad en los años 60 y definió sus tres características principales: son mensajes específicos, son mensajes creíbles que se viven por la persona como una verdad y son mensajes irreflexivos.

John Paul Flintoff definió algunos pensamientos negativos a evitar para conseguir nuestras metas, vamos a recordarlos:

  • Pensar en blanco y negro. Pensamientos como “esto sólo me pasa a mí”, “esto es mi culpa” no dejan lugar a los grises y no abren soluciones.
  • Leer la mente de otros. “Todos creen que soy un inútil”, una opinión consensuada se vive como verdad.
  • Predecir el futuro. Pensamientos como “no va a funcionar” llevan a no hacer nada y seguir igual.
  • Generalizar. “Siempre pierdo el autobús”
  • Minimizar lo positivo. “He aprobado, pero cualquiera podría hacerlo”
  • Dramatizar, hacerse la víctima y exagerar la parte negativa de alguna circunstancia
  • Insultar, tanto a nosotros mismos como a otros. “Soy un desastre”, “mi jefe es un imbécil”. A fuerza de repetición, este pensamiento puede llegar a convertirse en creencia.
  • Ser catastrofista. Es uno de los pensamientos negativos automáticos más extremos, en los que la persona piensa que todo lo que le ocurre va a acabar mal. “Todo lo que hago me sale mal”.

Estos pensamientos negativos se convierten en un “saboteador interno” que, si no somos capaces de controlarlo, puede impedirnos el cambio e incluso generar situaciones de mucha ansiedad. Existen técnicas para escapar de estos pensamientos. El primer paso es el de identificarlos y reconocerlos, tomar conciencia de que se trata de pensamientos irreflexivos y de los que no somos responsables de forma consciente. El coaching ayuda a poner luz sobre estos pensamientos y facilita el salir del círculo vicioso que generan. ¿Te animas a probarlo?

El Efecto Pigmalión

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Hoy me gustaría recordar el llamado “Efecto Pigmalión”, proveniente de la psicología y que describe cómo las expectativas modifican nuestra visión de la realidad y de nosotros mismos.

El nombre tiene su origen en un mito de la antigua Grecia, en el que un escultor llamado Pigmalión se enamoró de una de sus creaciones, Galatea. La pasión que siente por ella le hace tratarla como si estuviera viva. Según el mito, después de un sueño de Pigmalión y por intercesión de la diosa Afrodita, Galatea cobra vida.

Los psicólogos Robert Rosenthal y Leonor Jacobson realizan en 1968 un conocido estudio en una escuela de enseñanza primaria y secundaria que quería demostrar que las expectativas de un profesor podían afectar al desarrollo intelectual del alumno. Después de realizar un test de medición del potencial académico, a los profesores se les engañó diciéndoles que algunos de los alumnos de las clases podrían llegar a ser brillantes al poseer una inteligencia excepcional. Los nombres de estos alumnos se escogieron al azar, los niños desconocían los resultados de su test ni el experimento que se estaba llevando a cabo. Un año después, se les hizo a los alumnos un nuevo test y los resultados fueron sorprendentes: aquellos alumnos que los profesores creían que tenían una inteligencia excepcional realmente mejoraron más sus resultados en el test que el resto. Dicho de un modo sencillo, los alumnos de los que los profesores esperaban mejores resultados, realmente los tuvieron.

Según Rosenthal existen cuatro factores que juegan sobre estas predicciones de autorrealización:

  • El clima: los profesores tienden a generar un clima más cálido alrededor de esos niños de los que esperan más
  • El factor input: los profesores enseñan más materia a los niños con mejores expectativas
  • La oportunidad de respuesta: les preguntan más veces y les dejan participar más
  • El efecto feedback: cuanto más se espera, más reconocimiento positivo se da

El efecto Pigmalión es la teoría de la profecía autocumplida, una expectativa que incita a las personas a actuar de forma que hace que la expectativa se cumpla.

En el entorno del coaching, resulta de mucha utilidad tener presente este efecto, que va a permitir al coach detectar las creencias que existen detrás de las expectativas del cliente.

Me quedo con las palabras de Johan Wolfgang Goethe (1749-1832) que dijo: “Trata a un hombre tal como es y seguirá siendo lo que es; trátalo como puede y debe ser, y se convertirá en lo que puede o debe ser”.

Cómo conseguir negocios más competitivos

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“¿Cómo puedo hacer crecer mi negocio y ser más competitivo?” Esta es una de las preguntas más frecuentes del empresario en el ámbito de la pequeña y mediana empresa. Para responder a esta pregunta, el empresario debe analizar cómo puede impulsar el crecimiento de la facturación y de los resultados del negocio, cómo puede optimizar los recursos para mejorar la competitividad y cómo puede conseguir un equipo de trabajo alineado con su visión estratégica.

Desde la consultoría y el coaching se ofrece un acompañamiento que resulta muy útil en la mayoría de los casos, porque aporta una mirada externa y experta que despierta una toma de conciencia de la situación presente y de las alternativas de crecimiento. El servicio de acompañamiento suele estructurarse en cinco ámbitos del negocio:

1.- Cómo obtener un incremento de las ventas con un equipo de ventas ganador. Las competencias que deben trabajarse para conseguir este objetivo son entre otras: la generación de confianza, fomentar la escucha activa, potenciar la innovación y la creatividad en las propuestas, gestionar de manera más eficiente la planificación. Y todo ello con el objetivo principal en mente de poder identificar mejor las necesidades de los clientes.

2.- Cómo optimizar los recursos, lo que permitirá a la empresa ser más competitiva. El trabajo en este ámbito de negocio se centrará en el análisis de procesos, control de costes y búsqueda de sinergias.

3.- Cómo desarrollar un marketing eficaz, que traduzca la estrategia a planes concretos de actuación. El trabajo en este campo parte de un buen análisis de la situación de mercado, de la revisión de las variables de marketing clave a la construcción de un plan de operaciones y al diseño y planificación del plan de comunicación del negocio.

4.- Cómo gestionar el cambio, y evaluar alternativas de desarrollo futuro del negocio. Aquí entraría la valoración de procesos de alianzas comerciales, asociaciones, adquisiciones, así como los procesos de sucesión de los negocios en el caso de que sean negocios familiares.

5.- Cómo fomentar el desarrollo de las personas que colaboran con el negocio, tanto en lo que se refiere a equipos de trabajo como a aquellas personas con mayor responsabilidad. El trabajo en este ámbito se focaliza en la optimización de la eficiencia de los equipos, la mejora de la motivación, así como la mejora de ciertas habilidades directivas y de liderazgo.

En este tipo de procesos, desde el coaching y la consultoría, de acompañamiento a empresarios que buscan hacer crecer sus negocios resulta fundamental el desarrollo de tres habilidades transversales: la creatividad y el pensar en grande, la comunicación eficaz y la generación de confianza.

 

“Por favor”, “lo siento” y “gracias”, 3 sencillas frases que abren muchas puertas

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Dale Carnegie escribió en los años 30s un manual para ganar amigos que ha tenido millones de lectores y seguidores desde entonces. Estableció lo que para él eran las dos Reglas de Oro: la primera regla consiste en no criticar, no condenar ni quejarse. En lugar de censurar a la gente, Carnegie nos anima a tratar de comprender, a tratar de imaginar por qué las personas hacemos lo que hacemos. La segunda regla recomienda demostrar un aprecio sincero y honrado. El aprecio es algo que todo el mundo agradece y con él según Carnegie se consigue mucho más que con otros recursos. No olvidemos que la única manera para conseguir que alguien haga algo es que esa persona quiera hacerlo. Las dos Reglas de Oro de Dale Carnegie siguen siendo casi un siglo después de rabiosa actualidad.

De hecho, numerosos estudios han demostrado que la satisfacción con la vida está en los genes, si bien las fuentes de felicidad son diversas y personales. La habilidad de cada persona para moldear la percepción de la realidad y así preservar su equilibrio emocional es sorprendente. Hay algunos factores que sin duda nos ayudan a mantener esa felicidad, entre otros: nuestro cuerpo, la autoestima, los pensamientos positivos, las conexiones afectivas, el recuerdo y el olvido, el agradecimiento y el perdón.

Hay 3 sencillas frases que nos abren muchas puertas: “por favor”, “lo siento” y “gracias”.

Porque pedir ayuda es también, en contra de lo que a veces creemos, una muestra de humildad, compromiso y fortaleza. Mostrarse vulnerable y pedir perdón no tiene porqué ser un signo de debilidad. La honestidad nos acerca al otro y nos abre la posibilidad de conectar y comprendernos de una manera más positiva. El agradecimiento y el mostrar gratitud favorece la generación de confianza y compromiso, claves para la creación de vínculos de relación eficaces.

De hecho, la gratitud va más allá del agradecimiento y es un elemento clave para nuestro bienestar. La gratitud es más que un sentimiento, es una actitud y una virtud. La gratitud va asociada a las emociones y actitudes positivas, como son la amabilidad, la simpatía, la comprensión, la empatía y la generosidad. Nos hace percibir a los demás en clave positiva y fomenta la colaboración. Los expertos aseguran que la gratitud tiene un gran efecto protector en la salud mental y un impacto también en nuestro bienestar físico.

¿Qué es y para qué sirve el Protocolo Familiar?

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Las tasas de supervivencia de la empresa familiar ante el relevo generacional son lamentablemente muy bajas: tan sólo el 30% de las empresas familiares sobreviven al primer cambio generacional y si nos vamos al segundo salto de generaciones, la tasa baja al 15%.

El hecho de planificar aumenta las posibilidades de éxito de este proceso complejo de relevo generacional. Un proceso que requiere un tiempo de implementación largo y que consta de cuatro fases: la planificación, la preparación del sucesor, el traspaso y la retirada efectiva del empresario.

El protocolo familiar es un acuerdo consensuado que fija el marco de las relaciones entre empresa y familia, firmado entre los familiares socios de una empresa. Su principal finalidad es la de asegurar la continuidad del negocio en manos de la familia en las próximas generaciones, garantizando principios como la unidad, la armonía, los valores empresariales fundacionales o los criterios de rendimiento económico.  Se trata de establecer un código de conducta personal y familiar en beneficio de la continuidad de la empresa y de la familia, en un intento de anticipación que fije las futuras reglas del juego en las relaciones entre la familia empresaria y la empresa familiar. No hay un formato estándar, y es conveniente que quede por escrito y se firme por todos los participantes.

El objetivo de un proceso de elaboración del protocolo familiar es el de velar por la continuidad del negocio en manos de la familia y sentar las bases para la regulación de temas como la distribución futura de la propiedad, la futura dirección ejecutiva y la participación de familiares en la dirección del negocio, así como la retribución futura a familiares.

Suele ser mucho más importante el proceso de elaboración hasta llegar a un pacto entre los firmantes que el documento final, ya que este proceso permite conversar de temas sobre los que quizás la familia empresaria no había tenido ocasión de conversar y conocer las posturas de unos y otros.

Entre los servicios de consultoría que ofrezco a personas y negocios, estoy especializada en este servicio de soporte a la empresa familiar en el relevo generacional y elaboración del protocolo familiar. Si quieres saber más, no dudes en contactar conmigo.

 

El negocio del Coaching

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¿Sabía que el 58% de las empresas que contratan procesos de coaching ejecutivo declaran sentirse “satisfechas” con su inversión y el 23% “muy satisfechas”?

El coaching como herramienta para el desarrollo de las personas en el ámbito de los negocios está obteniendo muy buenos resultados y un retorno de la inversión muy positivo (se estima en 7 veces la inversión inicial), incrementando de manera significativa la productividad de los colaboradores y empleados de empresas y organizaciones.

Las empresas que contratan servicios de coaching buscan fundamentalmente lo siguiente: fortalecer el desempeño profesional de su gente, potenciar las capacidades de comunicación dentro de la organización y desarrollar las habilidades de liderazgo de sus mandos de dirección. En menor porcentaje encontramos empresas que necesitan ayuda en clarificar objetivos y estrategias, fomentar la participación de las personas y su proactividad para afrontar los retos y por último gestionar el cambio de una manera más eficaz.

El prestigioso organismo de coaching internacional ICF (International Coach Federation) estima que existen unos 64 mil coaches certificados a nivel mundial, de los que un 67% son mujeres. En Europa hay actualmente unos 27 mil coaches.

En cuanto al perfil del cliente o coachee, la franja de edad que más utiliza el servicio de coaching es la de 35 a 54 años. El 52% de los coachees son mujeres y el 48% son hombres. En cuanto al perfil profesional, el cliente más frecuente son directivos y cuadros medios. En segundo lugar, altos cargos ejecutivos. Y, en tercer lugar, emprendedores, empresarios y dueños de sus propios negocios.

Utilizar los servicios de coaching como elemento para el desarrollo de las personas es una práctica que se ha ido extendiendo en los últimos 25 años. Y le queda un amplio recorrido de expansión y crecimiento futuro, con el fin de llegar a países en los que su implantación es hoy poca y especialmente entrando en nuevas organizaciones y profesiones que puedan también beneficiarse de sus efectos.

En definitiva, el negocio del coaching hoy goza de buena salud. Y tiene como profesión, buenas perspectivas de crecimiento futuro. Como dicen algunos profesionales muy reputados, el coaching llegó a los negocios para quedarse.

Los 3 factores de la motivación

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Hoy hablaré de motivación, tanto en el ámbito personal como en el profesional. La motivación es el motor del cambio. Estar motivado consiste en definitiva a encontrar un sentido a lo que hacemos, el motivo que tenemos para hacer cosas.

Martin Selligman, psicólogo famoso por su apuesta por la psicología positiva, dividía la felicidad en tres niveles: la vida placentera (satisfacciones, disfrute, placer), la buena vida (dedicarse a algo que en su esencia gusta) y la vida con sentido (convertir la vida en una actividad de servicio a los demás y que cobra sentido en función de algo “superior”).

Haciendo un paralelismo con la división de Selligman, cuando se habla de motivación, también se divide en tres conceptos:

  • La motivación extrínseca, aquella que se basa en factores externos y ajenos a la propia actividad que se desempeña. Si hablamos de motivación laboral, aquí hablamos de factores como el salario, otras compensaciones, estatus, poder, relaciones con otros.
  • La motivación intrínseca, aquella que viene dada a través de elementos internos y propios de la actividad. En el ámbito del trabajo, aquí caben conceptos como el contenido mismo del trabajo, la responsabilidad, la iniciativa.
  • La motivación trascendente, aquella que trasciende nuestra propia dimensión personal y abarca la de los demás.

Los factores extrínsecos son condición necesaria pero no suficiente para la motivación. La verdadera motivación viene de dentro de la persona, depende de que la persona encuentre un motivo que le mueva a hacer algo. La motivación trascendente es la más potente, nace de la conciencia de que la forma de actuar personal aporta valor a los demás.

Goethe decía “trata a una persona como lo que es y seguirá siendo lo que es; trata a esa persona como lo que puede y debe llegar a ser, y acabará convirtiéndose en lo que puede y debe llegar a ser”. Es el llamado efecto Pigmalión, el de la profecía auto cumplida.

Recordar para acabar que la motivación es relativa y subjetiva y que cada persona da valor a factores distintos. Y también que la motivación está íntimamente ligada con las expectativas: a mayores expectativas, mayor es la motivación, pero también mayor la frustración potencial si las expectativas no se cubren. De ahí que el pase de la motivación a la desmotivación sea una línea muy fina en ciertas ocasiones.

4 tipos de retiradas del empresario en el momento de la sucesión

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El relevo generacional es un momento crítico para la empresa familiar. Tan sólo el 30% de las empresas familiares sobreviven con éxito a un primer cambio generacional y el porcentaje se sitúa en un alarmante 15% para el siguiente salto a la 3ª generación.

El cómo afronte el empresario saliente esa sucesión va a ser determinante para la continuidad del negocio en manos de la familia. Existen cuatro tipos de retiradas de los predecesores en el momento del traspaso a la generación siguiente:

  • El monarca: este tipo de predecesor es aquel que nunca va a retirarse, que está dispuesto a “morir con las botas puestas”. En estos casos, no hay un plan de sucesión creíble, lo que genera muchos problemas e inquietudes en el sucesor, en la familia y en la empresa.
    • La frase de este tipo de empresario sería: “yo de aquí no me voy
  • El general: este es el tipo de empresario que se retira a regañadientes y espera que le pidan que vuelva, que sigue entrometiéndose en la gestión del sucesor, maquinando, intrigando y comparando. Estos predecesores obstaculizan decisiones y tienden a ejercer el control para “demostrar quién manda”. El resultado suele ser el deterioro de las relaciones tanto en la empresa como en la familia.
    • La frase que ilustra a este tipo sería: “me voy, pero eso no va a quedar así
  • El embajador: este tipo de empresario tiene un plan de sucesión pensado, lo cumple y sabe asumir nuevos papeles de colaboración y representatividad en la empresa una vez retirado. Es el predecesor que está a disposición del sucesor y mantiene una representación institucional activa.
    • La frase en este caso sería: “me voy, pero estaré ahí
  • El gobernador: este es el tipo de empresario que cambia de vida y ya no se preocupa más de la gestión de la empresa, otras facetas de su vida le resultan prioritarias.
    • Su frase: “me voy, ahí os quedáis

Lamentablemente la figura del embajador escasea, siendo la que mejor se adapta a un proceso de sucesión exitoso y vivido de manera positiva tanto por el empresario saliente como por la familia y el resto de la organización. Por el contrario, abundan los monarcas y los generales, y eso a la larga dificulta y mucho un traspaso eficiente de la gestión de los negocios.

De “empleados ocupados” a “personas plenas”

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Jack Welch, famoso CEO de General Electric, dijo una vez que si sólo pudiera utilizar tres métricas para dirigir una compañía, esas tres serían la satisfacción de los clientes, la satisfacción de los empleados y el flujo de caja. Velar por el desarrollo y crecimiento de las personas, potenciar la mejora de sus habilidades y competencias, mejorará los índices de satisfacción del clima laboral y contribuirá también a mejorar el rendimiento del trabajo y los resultados del negocio.

Las organizaciones que implantan el coaching como medida de desarrollo consiguen mejorar notablemente la satisfacción de sus empleados. Y con ella, la mejora de su rendimiento. Hay estudios que demuestran que empresas que combinan el coaching con programas de formación mejoran la rentabilidad en un 85%.

El coaching es un proceso de aprendizaje y reflexión, que tiene como objetivo el desarrollo tanto personal como profesional. El coach acompaña al coachee (el cliente) en una relación profesional de confianza y colaboración que potencia su toma de conciencia, compromiso y responsabilidad para alcanzar objetivos extraordinarios. El coaching es un proceso integral que puede involucrar a todas las áreas de la vida, incluidos el trabajo, las finanzas, la salud, las relaciones, la educación y el ocio.

En el ámbito de las empresas, el coaching se revela como una poderosa herramienta de desarrollo de las personas. Entre sus beneficios destacan la mejora de la comunicación tanto interna como externa, la mejora de las relaciones dentro de los equipos de trabajo, un mejor uso de las habilidades y recursos, así como una mayor flexibilidad y capacidad de adaptación al cambio. En empresas que utilizan el coaching se consigue un ambiente de trabajo más respetuoso con valores como la responsabilidad, la colaboración y el compromiso. El cambio cultural que se produce favorece la mayor motivación de un personal más comprometido e involucrado con el negocio. Esta mayor proactividad se suele traducir también en un aumento de la creatividad en el seno de las empresas.

El coaching busca lograr lo mejor de personas y equipos y eso se traduce en un aumento del rendimiento y por ende de la productividad del negocio. Es un gran aliado para retener y captar el mejor talento para las organizaciones.

El coaching es una clara apuesta por las personas como motor de crecimiento de organizaciones y empresas. Implantar programas de coaching dentro de las políticas de desarrollo supone dejar atrás el concepto ya desfasado de “empleados ocupados” y caminar hacia un concepto mucho más enriquecedor de “personas plenas”.